এই কর্মযজ্ঞ সফল করতে সমস্ত রকম প্রশাসনিক সহযোগিতা প্রদান করবে জেলা প্রশাসন। পূর্ব নির্ধারিত প্রথা অনুযায়ী, শান্তিনিকেতনের পূর্বপল্লি মেলার মাঠেই বসবে এই ৬ দিনের পৌষমেলার আসর। বৈঠকে উপস্থিত ছিলেন বিশ্বভারতীর উপাচার্য প্রবীরকুমার ঘোষ, ভারপ্রাপ্ত কর্মসচিব বিকাশ মুখোপাধ্যায়, বীরভূম জেলাশাসক ধবল জৈন এবং জেলা পুলিশ সুপার ভিদিত রাজ ভুন্দেশ। এ ছাড়াও ভার্চুয়াল মাধ্যমে এই বৈঠকে যুক্ত ছিলেন বোলপুরের মহকুমাশাসক ব্রততী দত্ত, এসডিপিও সহ বিশ্বভারতী ও জেলা প্রশাসনের অন্যান্য উচ্চপদস্থ আধিকারিকেরা।
